회사에서 일을 하다보면 온전히 내 업무에 집중하는 시간은 그렇게 많지 않다는 사실을 깨닫게 됩니다. 출근해서 메일체크하고 주간회의, 파트회의, 팀회의, 월간회의, 관계사회의 등등.. 회의에 이리저리 불려다닙니다. 규모가 좀 있는 회사라면 필수교육이다 직급교육이다 교육은 왜 이렇게 또 많은지 지치기 일상이죠. 이뿐 아니라 이전에 작성한 보고서 좀 참고할려고 하면 그 파일은 또 왜 이렇게 찾기 어려운지.. 동료들에게 부탁한 일이 잘 돌아가고 있는지, 내가 해야하는 수많은 일도 정리해야하지, 정말 업무 그 자체 이외에 신경써야할 일이 너무나 많습니다. 아마 직장인 이라면, 누구나 동감하실 겁니다. 이렇게 시간을 낭비하고 상사에게 깨지고 동료에게 까이다 보면.. 여러가지 생각이 머리속을 스쳐갑니다.
나는 바보..인가?
회사가 망트리인가?
둘다 바보..인가?
자괴감에 빠지고 회사를 욕해 보지만 그때 뿐이고 또 다시 같은 일상의 반복이 이어지곤 합니다. 그렇다고 이대로 있자니 그것도 아닌거 같고, 그럼.. 정말 해결책이 없는 걸까요?
- 나는 바보..인가? > 힘들지만.. 여러가지 노력을 하면 됨
- 회사가 망트리인가? > 일하는 방식을 바꿔야함 (단!! 조직문화가 뒷받침될 때만)
- 둘다 바보..인가? > 답이 없음..
나만 문제라면 자신을 업그레이드 하면 됩니다. 마음을 다잡고 이제 열심히 일하세요! 출근해서 메일함을 업무별로 구분하고, 할일 체크리스트도 꼼꼼하게 작성하고, 회의에서 핵심내용도 정리하고 눈에 불을키고 메모 앱 등도 활용해서 업무내용과 관련사항을 잘 체크하는 거죠. 이전에 처리한 업무파일은 폴더 별로 잘 관리하고 클라우드 서비스등에 백업해 놓으면 어느 정도 해결이 됩니다. 그렇게 관리를 철저히 하면 최소한 혼돈의 카오스에서는 벗어날 수 있을 겁니다.
하지만 회사가 그리고 다른 사람까지 연관되어 있는 순간 혼자 북치고 장구친다고 해결될 문제가 아닙니다. 다른 사람이나 조직이 맡은 업무 혹은 전달한 업무를 캐치 하지 못하고 허둥되는 순간 모두가 힘들어 지고 서로 멱살잡고 싸우는 건 먼 미래의 일이 아니란 말씀이죠..
그래서(?.. 어쩔수 없이) 대부분의 조직들이 메일, 카카오톡(이하 카톡)을 통해서 소통하고 파일등을 주고 받습니다. 익숙하고 보편적인 방식이지만 과연 이방식을 나이스~ 하다고 생각하는 사람이 얼마나 될까요? 카톡은 철저히 개인용 메신저 입니다. 업무에 적합하지 않을 뿐더러 채팅 방식이라서 히스토리가 다 날라갑니다. 거기에 업무관련 대화를 하다가 누가 눈치없이 '이번주 회식 어디지?' 라는 엉뚱한 소리를 하는 순간.. 산통은 다 깨집니다. -_-;
추가로 사생활을 철저히 파괴하는 역활도 합니다. 카톡으로 업무지시 떨어지면 누구나 싫어합니다. 특히 젋은 분들, 여성분들은 개인 사진 등이 노출되기 때문에 극도로 꺼려하는 경향이 강하죠. 메일이야 보편적 업무 방식이고 업무에 적합하긴 하지만 끝없는 'Re, 전달'이 반복되다 보면 이 역시 전체적인 히스토리를 파악하기 어렵습니다.
그래서 근래에 Slack 으로 대표되는 협업툴이 해외에서는 큰 이슈가 되고 있고 실제로 많은 분들이 사용하고 계십니다. 메신저 기능은 물론이고, 업무 히스토리도 관리하기 용이합니다. 그렇지만 Slack은 한글이 지원되지 않고(이게 은근히 중요합니다..) 개발자들은 정말 잘 사용하지만, 사용법이 일반 직장인이 접근하기에는 어렵습니다. 처음 접하는 분들은 정말 난감하기 이를 때가 없죠.
Slack의 가장 큰 장점은 연동할 수 있는 앱이 많다는 겁니다. 대표적으로 Jira, GitHub, Asana, Google Calendar 등 약 1,000개의 달합니다. 거의 상상하는 모든 앱이 연결되고, 자체 API 지원 또한 빵빵합니다. 다만 개발자가 아니고서는 연동자체가 어렵고 어떻게 활용해야 하는지 알기도 쉽지 않습니다. 또한 앞에서 언급한대로 한글을 지원하지 않기 때문에 영어가 익숙하지 않은 분들에게는 기본 이용자체가 쉽지않습니다.
정말 쉬운 협업 툴, 플로우(flow)
이에 반해 플로우(flow)는 Slack에 비해서는 기능이 매우 제한적(?)입니다. 다만 Slack은 채팅만 기본으로 지원하고 업무관리, 일정공유를 위해서는 별도의 서비스를 연동해서 사용해야 하는 반면 플로우는 자체적으로 글쓰기 및 업무, 일정 기능을 제공합니다.
그리고 플로우(flow)의 가장 큰 장점은 쉽다는 겁니다. 프로젝트는 네이버 밴드(Band)와 같은 형태로 직관적인 사각형 형태이고 컬러로 구분/표시할 수 있기 때문에 구별하기가 용이합니다. 프로젝트에 입장하면 페이스북(Facebook)과 같은 타임라인 형태로 남녀노소 누구나 사용법을 숙지하지 않고도 쉽게 사용이 가능합니다. 국내 개발사가 개발했기 때문에 한글을 완벽히 지원하고, 무엇보다 문의 시 사후지원도 신속하다는 것도 강점입니다. (해외개발업체에 문의하면 짧게는 1~2일, 길게는.. 답이없다..)
프로젝트 기반
쉬운 업무용 협업 툴인 플로우의 기능은 단순하면서도 강력합니다. 본인이 프로젝트를 생성하거나 다른 참여자가 생성한 프로젝트에서 초대를 받은 프로젝트들이 모두 메인화면에 표시됩니다. 각 프로젝트의 색상을 변경해서 자신만의 기준으로 분류할 수도 있습니다. 예를 들어 기획은 파랑색, 디자인은 빨강색, 정보는 노랑색 등 이런 식으로 분류할 수 있겠죠. 보관함을 만들고 프로젝트 성격에 맞게 분류할 수도 있습니다. 쉽게 말해서 윈도우에 폴더 개념이라고 생각하시면 됩니다.
강력한 모아보기 기능
플로우에서 모아보기 기능을 활용하면 정말 편리합니다. 전체 업무, 일정, 파일등을 모아볼 수 있고 누군가 나를 지정(@)했거나 내가 쓴 글 또는 담아두기를 누른 게시물을 한번에 모아볼 수 있습니다. 프로젝트에서 글, 업무, 일정, 할일 등 게시물을 작성할 수 있습니다. 글 같은 경우는 파일 첨부할때 Google Drive, DropBox 에 있는 파일을 첨부할 수도 있습니다. 이뿐 아니라 링크를 갖다 붙이면 어떤 클라우드 서비스라도 활용할 수 있습니다.
업무에 특화된 업무기능
플로우의 '업무'기능은 업무자체에 특화되어 있습니다.
1. 업무명
2. 업무상황 (요청, 진행, 피드백, 완료, 보류)
3. 담당자 지정
4. 시작일, 마감일 지정
5. 진행률 체크
6. 우선순위 선택 (낮음, 보통, 높음, 긴급)
프로젝트 관리자가 담당자를 지정하고 시작일, 마감일, 우선순위를 지정해서 '요청'을 하게 되면 전달받은 담당자는 진행사항에 따라 '진행'으로 변경하고 일이 마무리되면 '완료'를 선택해서 하나의 업무를 끝마치면 됩니다. 다른 사람의 도움이 필요하거나 추가 내용, 의견을 공유하고 싶다면 댓글을 활용하면 되구요.
일정과 할일은 더 간단합니다. 일정을 선택해서 미팅, 공지사항 등에 활용하면 됩니다. 지도의 경우 구글맵과 연동되서 자동으로 맵을 생성해줘 편리합니다. 또한 메인화면의 '모아보기 > 전체일정'에서 내가 참여하고 있는 모든 프로젝트의 일정을 캘린더 형식으로 파악할 수 있습니다. 할일은 간단한 To-Do 기능이라고 생각하시면 됩니다. 간단하게 체크하고 담당자를 지정해도 됩니다. 혼자 할일은 만들거나 팀원들과 함께 사용해도 편리합니다.
특히 모아보기에서 전체 일정은 굉장히 유용합니다. 시작일이나 마감일이 지정된 게시물의 일정이 고스란히 일정으로 넘어오는데, 업무 진행사항도 함께 표시되기 때문에 함께 확인이 가능합니다. 모바일에서도 익숙하고 직관적인 인터페이스를 제공합니다. 그리고 각 일정들은 모바일에서 '캘린더에 저장' 버튼을 이용해서 본인이 사용하고 휴대폰 디바이스에 기본 지정된 캘린더로 일정을 내보내기 할수도 있습니다.
일 자체를 잘하는 것도 중요하지만, 그 일을 하는 방식도 이제는 매우 중요하다고 할 수 있습니다. 같은 일을 하더라도 방식에 따라서 엄청난 생산성의 차이가 발생할 수 있기 때문인데요. 하루에 귀한 업무 시간을 메일을 반복해서 작성하거나 만들었던 자료를 찾기 위해서 낭비하는건.. 너무 아깝다고 느껴지지 않을까요? 플로우 같이 쉽고 편리한 협업 툴을 이용해서 업무를 처리해보는 건 어떨까요? 근래 워라벨이 화두이기도 하고 이제 우리 모두 비효율적인 업무시간은 줄이고 나만의 시간을 만들어보는 것도 좋을 것 같습니다!
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